Slik lager du gode tiltakskort

Tiltakskort er utrolig viktige for den initiale krisehåndteringen. Helt uavhengig av hva slags krise du står overfor, gir de deg retning og arbeidsinstrukser. Her får du tiltakskortenes hvorfor og hvordan.

På ungdomsskolen hadde jeg en lærer i gymnastikk jeg hadde stor tiltro til. Han virket godt skolert, rolig, trygg og tydelig, og jeg likte meg godt i de timene. I tillegg til å lære oss gymnastikk fokuserte han også på skadeforebygging og førstehjelp. Han fortalte at én gang falt en elev om i en av hans gym-timer, men til tross for mange førstehjelpskurs, så evnet han ikke å hjelpe. Han ble handlingslammet.

Jeg husker denne historien godt den dag i dag, selv om det ikke var en av mine medelever dette handlet om. Jeg husker det godt fordi jeg siden den gang har vært nysgjerrig på hvilke mekanismer i oss gjør at vi kan bli så handlingslammet når vi i utgangspunktet har alle forutsetninger for å gjøre noe. Ville saken vært annerledes for gym-læreren dersom han hadde hatt en sjekkliste med seg den gangen? Tja, det er ikke lett å svare på, men jeg har en antakelse om at det kunne gjort en forskjell. Og kanskje en enda større forskjell dersom han hadde vært vant med å bruke den – altså at sjekklisten var godt kjent og øvet på.

En annen historie, fra mitt eget arbeidsliv, er fra de første årene jeg arbeidet i Forsvaret. Jeg hadde i oppgave å utdanne og lede en gruppe soldater inne til førstegangstjeneste. Sammen inngikk vi i en større enhet, og vår jobb var å klargjøre et våpensystem slik at de som skulle betjene dette faktisk hadde noe å betjene.

Vi jobbet målrettet og langsiktig, og vi oppnådde svært gode resultater på tester hvor tid og kvalitet ble vurdert. Under en Nato-øvelse fikk vi bekreftet at vi var mye mer effektive enn en større og langt mer erfaren enhet fra en stor alliansepartner.

Jeg tilskriver våre resultater det faktum at vi hadde gode sjekklister som vi kontinuerlig jobbet med og var godt kjent med. Alle hadde et forhold til sjekklisten, og gjennom disse hadde alle et godt overblikk over de andres oppgaver. Dermed skapte dette trygghet og ro i gruppa.

Det siste eksempelet jeg kort ønsker å ta med, er fra luftfarten. En viktig årsak til at vi i dag opplever det å fly som både trygt og effektivt, er utstrakt bruk av sjekklister: Før flyturen, i starten av flyturen, underveis, mot slutten, og for å avslutte oppdraget om å føre flyet trygt og effektivt fra ett sted til et annet.

Les mer: 10 ting luftfarten kan lære oss om beredskap og sikkerhet

Kartlegge risiko

Når en hendelse oppstår og skal håndteres, handler det ofte om å identifisere de rette oppgavene og utføre dem slik de best bør utføres. Dersom du har kartlagt hva som kan inntreffe i din virksomhet, har du et viktig utgangspunkt for å identifisere de hva som kan, bør, må eller skal gjøres for å håndtere hendelsen trygt og effektivt.

Dersom du virkelig har gjort hjemmeleksen med å gjennomføre gode risikoanalyser, har du også en oversikt over mulige tiltak som kan bidra til å redusere risiko, usikkerhet eller skape muligheter (ja, det motsatte av risiko er mulighet - og mulighetsrommet kan være like viktig kunnskap å ha, som å ha kunnskap om risikoen).

Det kreves innsikt i virksomheten for å utarbeide gode tiltakskort, så det finnes ikke en on-size-fits-all-løsning. Men vi har laget en liten guide som gir deg en bruksanvisning på hvordan du griper an arbeidet. Der finner du også eksempler på tiltakskort for ulike funksjoner. 

Last ned vår guide om tiltakskort her

Struktur

Ett av de spørsmålene du raskt vil treffe på er spørsmålet om hvordan tiltakskortene skal struktureres. Vår erfaring er at det i hovedsak er tre ulike kategorier å velge blant, og en kombinasjon av disse er selvsagt også mulig.

Alternativer på struktur av tiltakskort:

  1. Rolle- eller funksjonsbaserte tiltakskort: Dersom dere har en klart definert organisasjon eller struktur i håndteringen av hendelser, kan denne type gi tydelig oversikt over hvem som skal gjøre hva til hvilken tid og på hvilken måte. Dette gir ofte ro og forutsigbarhet for hvem som ivaretar hva
  2. Hendelsesbaserte tiltakskort: Dersom det ikke er hensiktsmessig å ta utgangspunkt i en fastsatt struktur eller det er den felles håndteringen av hendelsen som er hovedfokus, kan denne type gi tydelig oversikt over hvilke faglige tiltak som skal løses i fellesskap av de som er tilstede eller blir gitt oppgaver. Også her bør det i tildelingen av oppgaver komme klart frem hvem som gjør hva til hvilken tid og på hvilken måte, men her vurderes dette hver gang. Denne type tiltakskort kan være viktig dersom det stilles krav til den faglige håndteringen utføres. Det er for eksempel forskjell på håndteringen av økonomisk mislighold kontra en ulykke med ansatte involvert
  3. Faseinndelte tiltakskort: En hendelse, enten den er uønsket eller planlagt, har gjerne ulike faser. Den innledende fasen kan oppstå akutt og kan da være preget av informasjonsmangel, mens en senere fase kan ha fokus på stabilisering eller normalisering. Dersom det stilles ulike krav til de ulike fasene, for eksempel berge liv og viktige verdier innledningsvis kontra gjenoppta drift senere i håndteringen, kan det være formålstjenlig å se på fasestruktur
  4. Kombinasjon: Det er fullt mulig å lage hendelsesbaserte tiltakskort for hver enkelt rolle eller funksjon i ulike deler av håndteringen. Da blir tiltakskortene ofte svært finmasket, og det krever stor detaljgrad som i noen tilfeller er viktig men i andre tilfeller setter begrensninger på virksomhetens evne til å se muligheter eller ivareta det som det ikke er tenkt på

Uansett hvilken struktur som velges, anbefaler jeg følgende kvalitetssikring av tiltakskortene:

  • De må øves, og når du har endret eller oppdatert et tiltakskort må de øves igjen
  • Under en hendelse lages det ikke nye tiltakskort, det kommer som en konsekvens av evalueringen i etterkant
  • Evaluering etter øving og trening må ha med seg et element av forbedringsforslag til både tiltakskort spesielt og beredskapsplanverket generelt
  • De må revideres eller få en annen form for jevnlig og strukturert gjennomgang

Strukturen på tiltakskortene må være logisk, de må være kjent, og kanskje aller viktigst: Det må være enkelt å få eller se status på de ulike tiltak som er under utførelse og som er utført.

Hvis du er CIM-bruker fra før, vil det være naturlig å ta i bruk tiltakskort-modulen som du kan se nærmere på her.

Dersom du ikke har CIM, er det viktig å velge en plassering som er kjent, og som alle som trenger det har tilgang til.

Vi håper du laster ned guiden og eksperimenterer litt for å finne løsninger som fungerer for din virksomhet. Hvis du trenger ytterligere innspill og råd, hører vi gjerne fra deg.

New call-to-action

 

Av Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i One Voice. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i One Voice.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen